一、总则

第一条 为推进我司博士后档案工作的规范化、制度化、科学化进程，提高文档的保密性，保障档案的安全保管以及合理的开发利用，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》，并结合我司博士后的实际情况，特制定本制度。

第二条 博士后档案管理工作须坚决维护文档的真实性和完整性，实行统一管理、规范保存的办法。

第三条 博士后档案分为人事档案和科技档案两部分。

第四条 人事档案包括：《博士后申请表》、《博士后进站审核表》、《专家推荐信》、《博士后流动站单位学术部门考核意见表》、《博士后研究人员工作期满登记表》、《高等学校教师专业技术职务任职资格申报表》以及博士学位证书、毕业证书、体检表、身份证、户口本、结婚证、独生子女证等复印件。

第五条 科技档案包括：《博士后申请表》、《博士后研究人员工作期满登记表》、《博士后研究工作报告》、博士后中长期考核认证表记录和其他具有保存价值的相关资料。

二、档案的收集

第六条 人事档案由学院负责收集、整理和归档，交由学校统一送交博士后档案所在单位，档案随人事关系流动。

第七条 科技档案由学院研究生工作管理办公室负责收集，按相关归档要求进行整理立卷，送交校人事处，校人事处集中送交校档案馆。

第八条 公司研究生工作管理办公室负责收集博士后研究工作报告后，集中交学校图书馆和学院图书馆，并负责向档案馆提供每年出站的博士后名单。

三、归档要求

第九条 所有的文档资料必须是有关手续办理完毕后的最终资料；各项资料必需及时、准确地收集、归档。

第十条 归档材料必须用蓝色或黑色钢笔或圆珠笔书写，文字清晰，对于确实不能使用原件者，应使用复印件归档。

第十一条 归档材料必须完整、真实，个人文字材料必须有本人签字，凡材料须经相关部门盖章的，必须加盖公章。

第十二条 各归档材料应一一编号，并注明交接人或单位及交接时间。

第十三条 收集的零散材料必须立即进行整理、分类使之系统化并归档；同时必须保持文书资料之间的历史联系，充分利用原始资料，以便于保管和利用。

第十四条 整理的材料须统一规格：

1.书面材料以A4型纸为统一规格；

2.除书面材料外应备份电子文档、电子文件，统一存入各相关单位的子目录里；

3.照片、磁带、碟片等影像材料应注明内容、时间、地点及主要参加人员等，与书面材料分开存放。

第十五条 如归档材料不符合要求，应及时退回，并原个人或单位重新整理并上交。

四、文档的管理与查询

第十六条博士后档案的保存与管理涉及学院的整体利益，学院应定期进行清理和检查；如有遗失或残缺应立即汇报并进行补救。

第十七条 因工作需要，需要查阅文档的，须递交相关负责人盖章或签字的申请书。

第十八条 凡持有合法证明的单位或个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅利用属开放范围的档案，并可以摘录和复制；借阅人必须进行登记，注明借阅人姓名、地址、联系方式、借阅事由、借阅内容及借阅期限等；对于重要、珍贵的档案和资料，一般不提供原件使用。

第十九条 归还文档须经交接双方经办人核对无误后，方可归档。

第二十条 对已失去保存价值的档案，应征得有关单位部门或个人同意，并造册报经有关领导批准后予以销毁；未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

五、纪律要求

第二十一条 文档的传递由学院统一负责，专人专送。

第二十二条 文档的公布须经学院博士后管理领导小组讨论通过；未经同意，任何组织或个人都无权公布。

第二十三条 任何人查阅文档时，必须严格遵守阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换等破坏档案完整的行为，文档未经允许不得擅自复制传播。

第二十四条 对按本制度应立卷归档的材料，须按规定定期向学院移交，集中管理，任何部门或个人不得擅自扣留。

六、附则

第二十五条 本制度自公布之日起生效。